Regulamin Elektronicznego Biura Obsługi Klienta (eBOK)

PEC Geotermia Podhalańska S.A. w Bańskiej Niżnej

§ 1 . Postanowienia wstępne.

1. Niniejszy Regulamin Elektronicznego Biura Obsługi Klienta PEC Geotermia Podhalańska S.A w Bańskiej Niższej (zwany dalej „Regulaminem”) określa zasady i rodzaj świadczenia usług drogą elektroniczną przez PEC Geotermia Podhalańska S.A. w Bańskiej Niżnej oraz warunki udostępniania i korzystania z systemu teleinformatycznego obsługującego Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta (eBOK).
2. Niniejszy Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
3. Wyrażenie zgody na przestrzeganie Regulaminu przy uruchamianiu usługi jest równoznaczne z potwierdzeniem zapoznania się z jego treścią oraz akceptacją jego postanowień.
4. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

• eBOK– Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta dostępne pod adresem https://ebok.geotermia.pl
• Klient – osoba fizyczna, w tym także prowadząca działalność gospodarczą (przedsiębiorca) lub osoba prawna albo jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, będąca stroną umowy o sprzedaż ciepła lub kompleksowej umowy o dostawę ciepła,
• Użytkownik – Klient zarejestrowany w eBOK albo reprezentant Klienta zarejestrowanego w e-BOK;
• Kod odbiorcy – numer widniejący na każdej fakturze w polu „Kod odbiorcy:” i składający się z pierwszych sześciu cyfr,
• Hasło – ciąg znaków zabezpieczający przed nieuprawnionym dostępem do eBOK, podawany przez Użytkownika w procesie rejestracji w e-BOK (może zostać zmodyfikowany przez Użytkownika),
• PEC Geotermia Podhalańska S.A. – PEC Geotermia Podhalańska Spółka Akcyjna, Cieplice 1, 34-424 Bańska Niżna, wpisana do Krajowego Rejestrowego pod numerem 0000040456 przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie Wydział XII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, o kapitale zakładowym w wysokości 144 935 900 zł wpłaconym w całości, NIP: 736-144-40-64, REGON: 491858337,
• Administrator – PEC Geotermia Podhalańska S.A.,
• BOK – Biuro Obsługi Klienta PEC Geotermia Podhalańska S.A. zlokalizowane w Zakopanem przy ul. Nowotarskiej 35a, telefon: +48 18 20 150 41 e-mail: bok@geotermia.pl

5. Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta eBOK jest własnością PEC Geotermia Podhalańska S.A.
6. Użytkownikiem eBOK może zostać każdy Klient PEC Geotermia Podhalańska S.A. który zawarł umowę sprzedaży ciepła.
7. Korzystanie z usług eBOK jest bezpłatne.
8. Do poprawnego działania eBOK wymagane są: najnowsza wersja systemów operacyjnych dla platform stacjonarnych i mobilnych,  przeglądarka internetowa:

• Chrome (wersja najnowsza),
• Mozilla Firefox (wersja najnowsza),
• Safari (wersja najnowsza),
• Opera (wersja najnowsza),
• Internet Explorer (+10)

oraz:

• Adobe Acrobat Reader (wersja najnowsza) lub inny program do odczytu plików PDF,
• Flash Player (wersja najnowsza),
• Włączona obsługa JavaScript,
• Włączona obsługa Cookies.

9. Regulamin eBOK jest dostępny pod adresem: https://ebok.geotermia.pl oraz w siedzibie Administratora/w siedzibie BOK.

§ 2 . Aktywacja konta Użytkownika w eBOK oraz zasady rezygnacji z korzystania z eBOK

1. Rejestracja Użytkownika w eBOK i aktywacja konta będzie możliwa drogą internetową lub poprzez złożenie wizyty w BOK PEC Geotermia Podhalańska S.A.
2. Rejestracja Użytkownika w eBOK i aktywacja konta drogą internetową będzie realizowana poprzez stronę internetową serwisu pod adresem: https://ebok.geotermia.pl Po kliknięciu przycisku „rejestracja” koniecznym będzie podanie następujących danych:

• Kod odbiorcy (pierwszy człon czyli pierwsze 6 cyfr)
• PESEL lub NIP
• Nr faktury
• Kwota brutto ostatniej faktury VAT,
• Adres e -mail.

3. Po pozytywnej weryfikacji przez system podanych danych na podany adres e-mail zostanie wygenerowana wiadomość z linkiem aktywacyjnym do konta w eBOK umożliwiającym dokończenie procesu rejestracji w eBOK.. Identyfikatorem umożliwiających zalogowanie w eBOK będzie Kod Odbiorcy, zaś Hasło jest ustalane przez Użytkownika w procesie rejestracji. Po zalogowaniu do eBOK w dowolnym momencie Użytkownik ma możliwość zmiany hasła na inne.
4. W przypadku, gdy Klient Geotermia Podhalańska S.A. nie posiada ani jednej faktury wystawionej w związku z realizacją zawartej umowy rejestracja w systemie i aktywacja konta będzie wymagała bezpośredniego kontaktu z BOK.
5. Rejestracja Użytkownika i aktywacja konta będzie także możliwa poprzez złożenie wizyty w BOK. Po zweryfikowaniu przez pracownika BOK danych Klienta na wskazany przez niego adres e – mail zostanie wysłana wiadomość z linkiem aktywacyjnym umożliwiającym dokończenie procesu rejestracji w eBOK.
6. Klient może w każdej chwili zrezygnować z korzystania z eBOK poprzez złożenie stosownej dyspozycji w formie pisemnej przesłanej na adres BOK lub na adres e-mail: bok@geotermia.pl lub geoterm@geotermia.pl
7. Rezygnacja, o której mowa w pkt. 6, nie wiąże się z koniecznością ponoszenia przez Klienta jakichkolwiek kosztów.
8. Rezygnacja, o której mowa w pkt. 6, nie jest równoznaczna z rozwiązaniem umowy sprzedaży ciepła lub kompleksowej umowy dostawy ciepła.
9. W przypadku rozwiązania umowy sprzedaży ciepła lub kompleksowej umowy dostawy ciepła konto Klienta jest usuwane z eBOK przez Administratora.
10. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za skutki błędnie wprowadzonych danych do formularza zgłoszeniowego oraz dyspozycje zrealizowane za pomocą eBOK.

§ 3. Rodzaje i zakres usług świadczonych za pośrednictwem BOK.

1. Interfejs eBOK podzielony jest na 6 sekcji:

• Lista faktur
• Historia odczytów
• Zużycie ciepła
• Wiadomości
• Awarie
• Ustawienia użytkownika.

2. W ramach sekcji „Lista faktur” Użytkownik posiada dostęp do tabeli zawierającej listę dokumentów finansowych aktualnych oraz archiwalnych wystawionych w związku z rozliczeniami wynikającymi z zawartej umowy o sprzedaż ciepła lub kompleksowej umowy o dostawę ciepła, takich jak:

• Faktury VAT za sprzedaż ciepła,
• Faktury VAT za usługi dodatkowe,
• Korekty faktur VAT,
• Noty odsetkowe,
• Noty karne (sądowe).

3. W przypadku faktur VAT i korekt faktur VAT Użytkownik ma możliwość pobrania oryginału dokumentu w formacie pdf.
4. W ramach sekcji „Lista faktur” będzie także dostępna informacja o aktualnym saldzie końcowym.
5. W sekcji „Historia odczytów” Użytkownik ma dostęp do informacji o wielkości zużycia ciepła w układzie tabelarycznym.
6. W sekcji „Zużycie ciepła” Użytkownik ma dostęp do informacji o wielkości zużycia ciepła w układzie tabelarycznym.
7. W ramach sekcji „Wiadomości” Użytkownik ma możliwość komunikowania się z Administratorem tj. odczytywania przesłanych mu komunikatów i powiadomień oraz wysyłania wiadomości do Administratora za pośrednictwem udostępnionego mu formularza kontaktowego.
8. W ramach sekcji „Awarie” Użytkownik ma także możliwość zgłoszenia awarii za pośrednictwem przeznaczonego do tego celu formularza kontaktowego.
9. W sekcji „Ustawienia Użytkownika” Użytkownik może:

• dokonać zmiany hasła do logowania do eBOK,
• odczytać swoje dane takie jak: imię, nazwisko lub nazwa, PESEL lub NIP, dane adresowe, dane kontaktowe, adres e – mail, numer telefonu kontaktowego,
• dodać lub zmienić adres e -mail Użytkownika,
• dodać lub zmienić numer telefonu kontaktowego Użytkownika,
• wyrazić zgodę na otrzymywanie e – faktur za pośrednictwem eBOK,
• wyrazić chęć otrzymywania powiadomień na adres e – mail lub sms o wystawieniu e – faktury,
• wyrazić chęć otrzymywania innych powiadomień na adres e – mail lub sms

§ 4. Warunki użytkowania eBOK

1. eBOK jest dostępny dla Użytkowników 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu.
2. Administrator zastrzega sobie możliwość dokonywania przerw w dostępie do e-BOK w związku z koniecznością przeprowadzenia okresowej konserwacji systemu informatycznego.
3. Administrator może w każdej chwili modyfikować usługi dostępne w eBOK
4. Administrator ma prawo zablokować dostęp do konta Użytkownika w wypadku stwierdzenia korzystania z niego w sposób sprzeczny z niniejszym Regulaminem lub przepisami prawa.
5. Użytkownik zobowiązany jest zabezpieczyć Login oraz Hasło przed dostępem osób trzecich.
6. Administrator eBOK nie ponosi odpowiedzialności za skutki wynikające z użycia identyfikatora umożliwiającego logowanie się oraz hasła przez osoby nieuprawnione.
7. Administrator nie kontroluje środowiska komputerowego Użytkownika, zaleca jednak, aby upewnił się czy podczas korzystania z eBOK jego środowisko komputerowe jest bezpieczne. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za działania jakichkolwiek programów destrukcyjnych (np. wirusów) w stacji roboczej Klienta.
8. Za prawidłowe działanie e-BOK odpowiada PEC Geotermia Podhalańska S.A.

§ 5. Reklamacje

• Użytkownik ma prawo składania reklamacji dotyczących działania eBOK.
• Reklamacje winny być kierowane do Administratora w formie pisemnej na adres e – mail: bok@geotermia.pl lub za pośrednictwem BOK.
• Reklamujący winien szczegółowo opisać zdarzenie będące przedmiotem reklamacji i w miarę możliwości dołączyć kopie dokumentów mogących potwierdzić zasadność reklamacji.
• Rozpatrzenie reklamacji dotyczących funkcjonowania eBOK nastąpi w terminie 14 dni od dnia jej złożenia.

§ 6. Ochrona danych osobowych

1. PEC Geotermia Podhalańska S.A. jest administratorem danych osobowych Klienta, który zawarł umowę sprzedaży ciepła lub umowę kompleksową dostawy ciepła w rozumieniu przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej ,,RODO’’).
2. Dane osobowe Klientów są przetwarzane z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa spełniających wymagania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej ,,RODO’’).
3. Dane osobowe Klienta są przetwarzane wyłączenie na potrzeby związane ze świadczeniem usług w ramach eBOK.
4. Klientowi przysługuje prawo do wglądu w swoje dane osobowe oraz prawo ich poprawiania.
5. Użytkownik może wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez PEC Geotermia Podhalańska S.A. w celu promocji produktów i usług.
6. PEC Geotermia Podhalańska S.A. jest obowiązana zapewnić Klientowi stały i łatwy dostęp za pomocą systemu teleinformatycznego do aktualnej informacji o:

• a) stosowanych środkach technicznych zapobiegających pozyskiwaniu i modyfikowaniu przez osoby nieuprawnione danych osobowych przesyłanych drogą elektroniczną,
• b) podmiocie, któremu powierza przetwarzanie danych osobowych, ich zakresie i zamierzonym terminie przekazania, jeżeli zawarła umowę o powierzenie do przetwarzana danych osobowych.

§ 7. Postanowienia końcowe

1. W przypadku zmiany treści Regulaminu Administrator zamieści na stronie serwisu eBOK jego aktualny tekst oraz poinformuje Użytkowników o tym wysyłając wiadomość na wskazany przez nich przy rejestracji adres e -mail.
2. W przypadku braku zgody Klienta na zmianę treści Regulaminu Klient ma prawo do rezygnacji z korzystania z eBOK w sposób określony w § 1 pkt. 6 Regulaminu.
3. Dokonując rejestracji w systemie eBOK Użytkownik wyraża zgodę na umieszczenie swoich danych w Bazie Administratora oraz ich przetwarzanie dla celów eBOK.